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登錄無論是美國還是英國,許多企業(yè)仍在使用過時的人工管理差旅費用流程,這對于公司業(yè)務(wù)都會產(chǎn)生負面影響。由于這些過時的流程,企業(yè)需要面對和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規(guī)遵從的問題,同時還需要確保一個可見的和準(zhǔn)確的員工費用報告。
隨著旅行和出差費用成為目前企業(yè)支出的最大部分之一,約占一個企業(yè)年度預(yù)算的10%。于是,那些能夠幫助企業(yè)合理減少支出的工具和方法,便有著巨大的投資回報潛力。
對于那些定期審查并探索如何更好的削減成本的公司來說,差旅費用的有效控制將會促進成本的大大節(jié)約。然而現(xiàn)在許多公司仍然在聘請雇員,用過時的流程、效率低下的解決方案來做差旅費用的管理。
KDS(全球知名差旅預(yù)訂與費用管理解決方案供應(yīng)商,服務(wù)于全球多家跨國企業(yè),總部位于法國)為了更好地了解公司關(guān)于差旅費用計劃的態(tài)度和具體實施方案進行了調(diào)查,同時對在美國和英國的企業(yè)預(yù)訂、管理工作、相關(guān)的差旅情況進行了深入了解。目前中國的差旅支出在2015年已經(jīng)超過美國,達到2910億美元,成為全球第一大差旅市場。中國企業(yè)正面臨成本控制、效率提升、管理規(guī)范化等要求逐漸增強的趨勢,商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。
執(zhí)惠根據(jù)報告內(nèi)容對其中的主要內(nèi)容進行了精心編輯整理,希望為國內(nèi)的差旅行業(yè)帶來一定的借鑒。
研究方法
2016年3月KDS進行了這項調(diào)查,該調(diào)查共收集了1216份的有效反饋。旨在了解商務(wù)旅客在旅行預(yù)訂和管理時的感受,另外也包括他們在提交旅游費用報告時的態(tài)度和行為。這項基于互聯(lián)網(wǎng)的調(diào)查主要是針對在美國和英國18到65歲之間的商務(wù)人士。
主要研究成果(正文)
差旅費用報告的提交在絕大多數(shù)公司仍然處在人工處理的階段,盡管有45%的受訪者表示他們使用自動化的費用管理工具來提交費用報告(如圖1),但仍然有高達41%的受訪者使用電子表格的方式來提交他們的費用報告。
而在使用電子表格的這些受訪者中,有47%的人說填寫這些表格需要花費他們30分鐘到1個小時的時間,另外有18%的受訪者表示這可能會占用他們兩個小時,甚至更長的時間;80%的受訪者證實,他們完成并提交這些差旅費用表格是在8小時正常工作時間內(nèi)。
由此可見,使用電子表格對于工作效率的影響顯而易見。將時間花在這些報告上,會占用員工完成既定工作任務(wù)的時間;而這些生產(chǎn)力的損失積少成多,最終浪費的是雇主的時間和金錢。
旅途中消費收據(jù)的收集和管理
在差旅途中,許多商務(wù)旅客的任務(wù)之一就是要保存好他們的費用收據(jù)(如圖3所示),73%的受訪者是將所有收據(jù)放在同一個地方,比如錢包里,但這樣存在丟失的機率,而不安全或者錯誤的保存方式會導(dǎo)致最后費用報銷環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種問題。只有11%的受訪者表示,他們會選擇使用在線工具來掃描和記錄他們的差旅收據(jù)。
而在受訪者中,74%的受訪者遞交差旅費用報告是按月或按季度進行的(如圖4),這就需要員工在提交報告前很好的保存收據(jù)。另外,對于那些經(jīng)常需要自己先墊付費用的員工來說,月度和季度的報銷頻率,可能會導(dǎo)致他們需要很長時間才能拿到報銷費用。
費用報告的真實性
當(dāng)談到費用報告的真實性時,67%員工們普遍相信誠實是最好的原則,會堅持如實報告。不過,雖然絕大多數(shù)的受訪者表示,會真實記錄他們的實際里程(如圖5),但也有近22%的受訪者承認會適當(dāng)?shù)亩鄨蟾嬉恍├锍蹋?到10英里)。 雖然這些是看似微不足道的里程數(shù),但對于擁有許多員工的大型公司來說,差旅成本也會因此而迅速增加。
旅游預(yù)訂的重要發(fā)現(xiàn)
旅游預(yù)訂的過程可能導(dǎo)致員工生產(chǎn)力的下降,因為商務(wù)旅行的預(yù)訂是一個復(fù)雜而耗時的過程,你需要研究航班,找到最好的酒店價格和其他相關(guān)的旅行選擇(如圖6),44%的受訪者需要花費60分鐘甚至更長的工作時間來研究和預(yù)訂即將到來的商務(wù)旅行。調(diào)查中,有57%的美國受訪者的年收入在50000到99000美元之間;54%的英國受訪者收入在30000到55000英鎊之間;可見,浪費生產(chǎn)力的成本非常高。
預(yù)訂規(guī)范和偏好
談到旅游預(yù)訂,58%的受訪者表示,他們公司的差旅政策是直接并經(jīng)過明確溝通的;28%的受訪者使用符合公司旅游預(yù)訂政策的工具(如圖9);多數(shù)的調(diào)查受訪者表示,有信心確保他們的預(yù)訂是符合公司的差旅政策的。
然而,盡管74%的受訪者希望所有的預(yù)訂(航空,交通,酒店等)能夠在同一個平臺上完成(如圖10),但仍有38%的人需要直接與旅游供應(yīng)商溝通,來完成他們在旅行中所涉及到的每個元素預(yù)訂,有34%的人通過差旅管理工具來預(yù)訂(如圖11)。
當(dāng)被問及他們對于直接預(yù)訂的偏好時,49%的受訪者指出,是否便利是一個核心因素,另外有32%的人表示,給予更廣泛的出行選擇非常重要,有14%的人認為直接預(yù)訂更便宜(如圖12)。
但這些可能還有待加強,因為公司仍然在使用過時的旅游預(yù)訂系統(tǒng),這可能會導(dǎo)致糟糕的用戶體驗,有限的航班、地面和酒店類型選擇。企業(yè)所提供的在線預(yù)訂工具能夠為旅客提供自動化進程,使之更有效、更容易的進行旅行計劃的管理。但是為了推動合規(guī)性,企業(yè)還需要確保他們所提供的平臺至少能夠提供同樣方便、好的用戶體驗。
商務(wù)旅行者的態(tài)度和行為是具有相似性和普遍性的
從這次來自英國和美國的受訪者調(diào)查中可以看出,盡管他們有著不同的地理定位,但是他們的回應(yīng)在很大程度上相似(如圖13),商務(wù)旅行者的苦惱和趨勢相似。
關(guān)于報銷流程,有近42%的美國受訪者和近41%的英國受訪者仍然在使用電子表格提交費用報銷;13%的美國受訪者和18%的英國受訪者在如何保存旅行收據(jù)方面存在苦惱。
當(dāng)涉及到支出提交時,24%的美國受訪者和25%的英國受訪者承認會使用空白的出租車收據(jù)虛報差旅費。同樣,美國受訪者中超過20%、英國受訪者中25%的人會報高大概1到10英里的里程在開支報告上。
當(dāng)涉及到商務(wù)旅客是否愿意使用航空公司的應(yīng)用程序來獲取航班和登機口信息時,32%的美國受訪者表示非常愿意使用這些工具;相比之下,英國受訪者中只有10%愿意嘗試。因此,美國企業(yè)使用應(yīng)用程序來為員工提供差旅預(yù)訂的解決方案便顯得更加重要。
小結(jié)
調(diào)查結(jié)果表明,無論是美國還是英國,許多企業(yè)仍在使用過時的人工管理差旅費用流程,這對于公司業(yè)務(wù)都會產(chǎn)生負面影響。由于這些過時的流程,企業(yè)需要面對和正確處理有關(guān)生產(chǎn)效率和法規(guī)遵從的問題,同時還需要確保一個可見的和準(zhǔn)確的員工費用報告。而這也使我們意識到建立一個為企業(yè)審查旅行費用管理的自動化流程是多么重要。
* 本文作者:徐黎陽,執(zhí)惠旅游分析師,執(zhí)惠駐德國柏林辦公室負責(zé)人。
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